Český statistický úřad (ČSÚ) je ústředním orgánem státní správy České republiky. V období realizace projektu (2021) zaměstnávala 1580 pracovníků. Úřad chce být efektivní a proto se intenzivně připravuje na elektronizaci a automatizaci vybraných interních procesů. Pro tyto účely získal dotaci z Evropského sociálního fondu, operačního programu Zaměstnanost.
Cílem bylo vytvořit kompetenční model, který pojmenovává nároky na pracovníky. Dále pak procesní model, který definuje standardní postupy a tzv. „propojený model“, který oba modely prováže a umožní tak úřadu flexibilně a efektivně reagovat na změny. Dojde-li ke změně v procesu, automaticky bude jasné jaký dopad ro bude mít na pracovní pozice. Nebo naopak, pokud se bude měnit struktura pozic, uvidí úřad dopad do procesů. Součástí zadání také bylo analyzovat vybrané interní procesy a doporučit vhodná opatření k jejich digitalizaci či automatizaci.
Celý projekt byl realizován v časovém presu, protože původně vysoutěžený dodavatel z projektu odstoupil. O to větší výzva to pro nás byla.
Krok 1 – Kompetenční model
Na základě rozhovorů s klíčovými pracovníky a na základě analýzy interní řídící dokumentace bylo nutné stanovit základní odpovědnosti a pravomoci, znalosti, dovednosti, včetně standardu technického vybavení jednotlivých pozic a definovaných profesních skupin zaměstnanců.
Krok 2 – Procesní model
Na základě řízených, strukturovaných rozhovorů s klíčovými pracovníky (zejm. garanty – vlastníky procesů) ČSÚ a na základě analýz interní řídící dokumentace byl proveden audit 50ti vybraných interních procesů úřadu.
Procesy byly popsány ve formě procesních karet a graficky vizualizovány v prostředí SW Camunda, v souladu s metodikou BPMN2.
Klíčovým výstupem prací byl soubor dat ve formátu *.xmlx, který je možné následně využít pro databázové řešení propojeného modelu.
Krok 3 – Propojení
Byla vytvořena sofistikovaná databáze složená z dat a výstupů kompetenčního modelu – číselníku (kompetence, profesní a odborné znalosti, jejich projevy, technické vybavení profesních skupin) a procesního modelu (číselníky procesů).
Výsledek a naše přidaná hodnota
Funkční model, který propojuje procesy, pracovní pozice a nároky na pozice definované kompetenčním modelem. Pro nás bylo důležité, že celý model vznikl trpělivou spoluprací s jednotlivými pracovníky úřadu, kteří díky tomu rozumí souvislostem a jsou schopni i nadále s ním pracovat.
Dalším výstupem bylo doporučení procesů nebo jejich částí vhodných k automatizaci.
